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Dokumentenmanagement

E-Mails, Office-Dokumente, Tabellen, Bilder – die in einem Unternehmen anfallende Menge von elektronischen Dokumenten ist riesig. Um nicht in der Datenflut unterzugehen, hilft der Einsatz einer geeigneten Software-Lösung.

Beim Dokumentenmanagement – oder auch Enterprise-Content-Management – werden vorhandene Dokumente zentral gespeichert. Auf diese Weise werden Datenberge strukturiert und relevante Informationen in kürzester Zeit abrufbar gemacht.

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Dokumente suchen und finden


Die Verwaltung der elektronischen Dokumente kann entweder datenbankgestützt oder durch einen Dateiserver erfolgen. Sind die Dokumente erst einmal gespeichert, ist es möglich, diese beispielsweise nach Dateinamen, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum zu durchsuchen. Bei einer datenbankgestützten Verwaltung kann zudem eine Recherche über Metadaten, Verschlagwortung oder auch Kunden- und Auftragsnummer gewährleistet werden.

Weitreichende Differenzierungen sind zudem zwischen gescanntem Schriftgut und digital erzeugten Texten möglich. Mit Hilfe von Berechtigungssystemen können digitale Archive vor unbefugten Zugriffen geschützt werden.

Unsere zertifizierten IT-Dienstleister beraten Sie über die passende Lösung und das für Sie relevante System. Je nach Ihren Anforderungen können beispielsweise diverse Open Source Lösungen mit Ihren vorhandenen Systemen (Warenwirtschaft, ERP Systeme, etc.) kombiniert werden.

Nutzen Sie die Vorteile von Schnittstellen


Wollen Sie professionelles Datenmanagement betreiben, ist es nötig über Schnittstellen eine Anbindung an andere Unternehmens-Softwareanwendungen wie etwa ERP-Lösungen, FIBU oder E-Mail Management System zu schaffen.

So umfasst beispielsweise die Schnittstelle zwischen einem eingesetzten ERP-System und einem Dokumenten-Management-System (DMS) unter anderem die Überführung der jeweiligen Dokumente. Dadurch ist der Austausch der Systeme gewährleistet und lassen sich wertvolle Vorteile aus der Kombination dieser Anwendungen generieren.

Elektronische Dokumente bieten Mehrwerte


Das elektronische Dokumentenmanagement bietet auch die Möglichkeit der Erstellung von zusammengesetzten Dokumenten. Diese so genannten Compound Documents können eine Vielzahl von Dateien umfassen, die unter anderem Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten. Einzelobjekte und Metadaten können beim Dokumentenmanagement in Containern zusammengefasst werden. Hoher Informationsgehalt und gute Systematisierbarkeit gehen so Hand in Hand.

Auf Grund ihres Leistungsumfangs werden Dokument-Management-Systeme auch beim Produktdatenmanagement und bei der Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt.

Entwickeln Sie mit meine-IT Ihre Dokumentenmanagement-Lösung


Die Einsatzmöglichkeiten für das Dokumentenmanagement sind vielfältig. Lassen Sie sich deshalb von unseren IT-Dienstleistern über die für Ihr Unternehmen passende Lösung beraten.

Stellen Sie noch heute Ihr Dokumentenmanagement-Projekt bei meine-IT ein und unsere zertifizierten und geprüften IT-Dienstleister melden sich in Kürze bei Ihnen.

Lösungen/Systeme


Open Source:
  • KnowledgeTree
  • Alfresco
  • xingo DMS
  • Contineo
  • Agorum core
  • Main Pyrus DMS
  • Nuxeo EP
  • Open-Xchange

Kostenpflichtig:
  • Alfresco (Enterprise Edition)
  • BSCW
  • Document Control Center
  • DocuWare
  • Elektronischer Leitz Ordner
  • Microsoft SharePoint Server
  • nscale
  • Xerox DocuShare
  • DocuFrame


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